Rozmowy o automatyzacji często zaczynają się od technologii: "chcemy bota", "potrzebujemy API", "słyszeliśmy o RPA". Dobre projekty automatyzacji zaczynają się inaczej: od procesu.
Najpierw mapowanie procesu
Zanim zapiszemy linijkę kodu, musimy wiedzieć co dokładnie jest teraz robione ręcznie, przez kogo, jak często i co może pójść nie tak. Dobrze zmapowany proces ujawnia wyjątki, które zwykle nie są opisane w briefie, a które automatyzacja musi obsłużyć. Przypadki brzegowe odkryte na etapie analizy kosztują godziny. Odkryte na etapie wdrożenia kosztują znacznie więcej.
Nie każdy proces nadaje się do automatyzacji
Proces, który wykonuje się rzadko i jest za każdym razem inny, często lepiej zostawić człowiekowi. Automatyzacja daje największy zwrot przy procesach powtarzalnych, opartych na jasnych regułach i wysokim wolumenie. Im bardziej przewidywalny wejściowy zestaw danych, tym lepsza kandydatura do automatyzacji.
Integracje między systemami
Duża część projektów automatyzacji sprowadza się do przesyłania danych między systemami: z CRM do ERP, ze sklepu do systemu magazynowego, z formularza do arkusza. Jeśli oba systemy mają API, integracja jest relatywnie prosta. Jeśli jeden z nich nie ma API i wymaga odczytu z pliku Excel lub e-maila, to inny projekt.
Obsługa błędów jest częścią projektu
Automatyzacja, która się psuje cicho, jest gorsza niż jej brak. Każdy projekt automatyzacji powinien mieć zdefiniowane: co się dzieje gdy dane wejściowe są niepoprawne, co gdy zewnętrzny serwis jest niedostępny i kto jest informowany gdy coś nie zadziała. Logowanie i powiadomienia o błędach to nie dodatek, to rdzeń działającego systemu.
Pilotaż przed skalowaniem
Warto zacząć od jednego procesu, uruchomić go w kontrolowanym środowisku i obserwować przez kilka tygodni. Błędy w pilotażu są tanie. Błędy po wdrożeniu na skalę firmy są droższe. Dobrze działający pilotaż to też najlepszy argument za rozszerzaniem automatyzacji na kolejne obszary.